Hallo grubenfox,
Dankeschön für Deine Ausführungen.
Wir haben sicherlich ebenfalls etwa 20 bis 30 relevante Excel-Dateien mit durchschnittlich 10 oder mehr Blättern. Das Üble ist, dass wir im derzeitigen System absolut keine komplette Automatik haben mit der wir alles durch die Blätter und Dateien durchziehen. Die Tabellen sind so programmiert, dass wir viele Teile per Kopieren und Werte einfügen übertragen müssen. Es gibt auch die Bereiche, in denen sich die Tabellen die Daten automatisch ziehen. Insofern haben wir eine Halb-Automatik. Meiner Ansicht nach sind solche halbautomatischen System mit Abstand am schwersten zu handhaben. Bei vollständig automatischen Systemen (die funktionieren) musst Du einfach gar nichts machen. Bei manuellen Excel-Systemen weißt Du zumindest komplett, was Du machst. Und bei solchen halbautomatischen Excel-Konstrukten musst Du doch etwas machen und musst ebenso immer wissen, wie sich dies auf die automatischen Teile auswirkt und das immer im Kopf mit berücksichtigen.
Sicher, alles nicht optimal. Mein Vorgänger und unser CEO haben diese Systeme entwickelt. Mein Vorgänger war sehr gut in allem und wusste sicherlich, wie er dies alles handhaben musste. Unser CEO ebenfalls. Nur mein Vorgänger ist weg und unser CEO hat sicherlich nicht die Zeit, sich nochmals damit zu beschäftigen.
Alles neu machen wäre eine Lösung. Nur dann fällt die Vergleichbarkeit mit den Vorjahresdaten weg. Außer Du baust es so genial, dass dies dennoch weiter gegeben ist. In die halbautomatischen Systeme mit Automatiken eingreifen und mehr automatisieren? Das ist tatsächlich meine Idee. Leider sind meine Excel VBA Kenntnisse nicht hoch genug, ich will auf gar keinen Fall riskieren dort irgendetwas zu zerstören oder noch schlimmer zu verfälschen, denn das könnte im schlimmsten Fall zu fahrlässig verursachter Bilanzfälschung führen. Außerdem benötige ich Zeit, ein Modell zu entwickeln und zu programmieren, zu testen und alles zu übertragen, die wir nicht haben. Dann kommt hinzu, dass solche Projekte auch abgesprochen werden müssen und leider laufe ich da teilweise gegen Betonwände.
Mein Kollege und mein Chef sind tatsächlich etwas daran verzweifelt. Das war noch vor meiner Zeit als mein Vorgänger, der die meisten Dateien erstellt hat gegangen ist. Ich für meinen Teil bin jetzt 10 Monate dort und kenne inzwischen ebenfalls das meiste. Aber bis man da einmal durchblickt und auch zu der Erkenntnis kommt, dass es an manchen Stellen unnötig komplizierter Mist und ineffizient ist, dauert es etwas.
Meiner Ansicht nach sollten Excel-Dateien immer durch zwei Kernkomponenten definiert sein. Den Datenteil und den optischen Teil zur Darstellung. Bspw. ein Datenblatt und ein Darstellungsblatt. Diese Trennung halten wir gar nicht ein. Es gibt Tabellen, die ein Laie niemals auf Anhieb durchblicken würde mit Summen, verknüpften Zellen und überall bunte Farbe. Nichts gegen diese Dinge. Summen sind wichtig um die Daten zu kontrollieren und bunte Farbe macht es bei der Präsentation einfacher, dem Management die Finanzzahlen nahe zu bringen. Allerdings sollte man eine Datentabelle haben, in die sich der Computer die Daten automatisch aus einer anderen Datentabelle zieht (bspw. aus dem SAP-Output). Und dann ein Dashboard, das sich mit Pivots oder Formeln die Daten zieht und grafisch darstellt. Beides in einem endet in einem Chaos, wie es leider bei uns Excel-technisch herrscht. Wir können es durchaus handhaben und kontrollieren, aber gibt es ein neues Absatzland oder ein neues Bilanzkonto, muss man immer sehr genau überlegen, wo dies die Auswirkungen haben wird in diesen 20 bis 30 Tabellen mit jeweils 10 oder mehr Blättern. Dass es Aufwand erfordert die Anpassung überall vorzunehmen, ist eingängig. Vergisst man es irgendwo, kann es zur falschen Darstellung von Umsatzzahlen oder Kostendaten führen, was wiederum Fehlentscheidungen beim Management zur Folge haben kann, wenn diese sich auf die Zahlen verlassen. Daher sind wir an jeder Stelle bemüht, diese Anpassungen vollständig, absolut exakt und genügend häufig überprüft vorzunehmen.
Zugegeben, komplett automatische Systeme gibt es im Finanzbereich heutzutage noch nicht. Excel hat durchaus seine Berechtigung. Und eine gewisse Komplexität ist nicht zu vermeiden und muss auch der Komplexität von Finanzdaten wie einer Bilanz Rechnung tragen. Aber irgendwo ist es doch recht suboptimal bei uns. Ich hoffe, dort etwas zum Besseren verändern zu können und halte Euch gerne auf dem Laufenden. Versteht mich hier nicht falsch. Wir kommen klar und können eine Bilanz erstellen oder auswerten, die genügend exakt ist. Das haben wir aber dem Fakt zu verdanken, dass wir immer ordentlich daran arbeiten und uns Mühe geben uns dort hinein zu denken und die Daten zu entwickeln. Es erfordert leider zu viel unnötige Zeit, die dann für wichtige Controlling Analysen fehlt und wir können dem Management und den Kollegen aus anderen Abteilungen dadurch zu selten spezielle Auswertungen zur Verfügung stellen.
Ich hoffe, die Einblicke sind für Euch interessant und hoffentlich könnt Ihr zumindest halbwegs verstehen, worum es hier geht (was keinesfalls daran liegt, dass Ihr zu blöd seid, sondern vielmehr daran liegt, dass ich hier zu wenig Text zur Verfügung habe und ohne solche Tabellen zu zeigen, ist es etwas schwer, es wirklich konkret zu erläutern).
Viele Grüße
Andy
grubenfox hat geschrieben: Freitag 3. März 2023, 01:32
Andy202302 hat geschrieben: Donnerstag 2. März 2023, 20:22
Excel ist einfach ein Darstellungsprogramm für Datenbanken. An der Stelle einmal folgende Erfahrung: Es ist einfach sehr kompliziert und unnötig schwierig manche Dinge mit Excel umzusetzen. Man bastelt eine 10 zeilige Formel und überlegt ständig wie man SVERWEIS mit WENN oder INDEX kombinieren kann, um etwas hinzubekommen. Am Ende ist die Formel irre kompliziert und niemand anderes versteht mehr, wie der 10 Zeilen Text gedacht ist und Kommentare kann man sowieso nicht in die Formel schreiben.
Hier eine Frage als Python Anfänger: Es stimmt, dass es viel einfacher, intuitiver und besser dokumentierbar ist, ein Programm in Python zu schreiben, als kryptische Excel-Formeln zu kombinieren? Was in der Folge den Vorteil hat, dass viel mehr mit Python möglich ist als mit Excel?
Ich versuche mal von hinten nach vorne zu antworten...
- Also zur letzten Frage: JA! ... aber...
- zur vorletzten Frage: wenn man nicht wirklich programmieren kann, aber sich die passende Denkweise angeeignet hat, die kompatibel zu Excel ist, dann kann man wahrlich Erstaunliches mit Excel auf die Beine stellen! (die nächste drei Listenpunkte sind etwas offtopic, aber es wurde gefragt was man mit Excel umsetzen kann...)
- 10 Zeilen Text in einer komplizierten Formel ist ja noch harmlos (Platz für Kommentare ist in den Excel-Tabellenblättern doch genügend... wenn auch der Kommentar nicht direkt in der Formel steht). Aufsehend erregend wird es bei einer kompletten Schichtdienst-Personalplanung für mehrere Standorte. [oder so ähnlich]
Am Ende war das eine Konstruktion aus vielleicht einem Dutzend Excel-Dateien, jede Excel-Datei bestand aus vielleicht 10 Excel-Tabellenblättern und das ganze System hatte dann schön quer über alle Dateien und Tabellenblättern Daten aus irgendwelchen Feldern geholt und in anderen Excel-Dateien/-Tabellenblättern eingetragen. Am Ende musste dann nur noch jemand, der programmieren kann (das war dann ich) etwas VBA-Code beisteuern um dann auch noch ein paar Daten von hier nach da zu kopieren. Hätte der Kollege das auch mittels VERWEIS usw. in den Excel-Tabellen gemacht, dann hätte er da wohl eine schön Endlosschleife gehabt in der irgendwelche Daten zur Aktualisierung der Tabellen quer durch alle Excel-Dateien kopiert werden um am Ende wieder dort zu landen wo sie mal herkamen. Jede Änderung in einer Datei führte zur Aktualisierung der nächsten Datei, dadurch wurde dann die übernächste aktualisiert, dann die nächste bis wieder die erste aktualisiert wurde...
- Da findet sich dann wirklich nur noch derjenige zurecht, der die ganze Konstruktion entwickelt hat! Also ich bewundere den Kollegen ganz echt und ernsthaft, war aber auch extrem froh als ich mit meinem Teil von dem Projekt fertig war. Wobei: vielleicht war es auch gar keine " kompletten Schichtdienst-Personalplanung für mehrere Standorte", sondern eine komplette Simulation einer kompletten Schichtdienst-Personalplanung für mehrere Standorte. Ist schon ein paar Jahre her und der damalige Schock über dieses Excel-Monster trübt etwas die Erinnerung.
