Programm(ierung) möglich?

[AndreasHL]

Hallo,

ich bin ehrenamtlich tätig und hätte gerne zur Arbeitserleichterung ein Programm, weiß aber nicht, ob eine Programmierung in Python überhaupt möglich ist.

Der Programmablauf:

- Scanprogramm CaputreOnTouch aufrufen
- Einscannen eines Bescheides, Abfrage eines Namens, speichern unter g:\Betreuungen\Name+"Bescheid Grundsicherung"+aktuelles Datum (mm_jjjj): Speicheradresse
zwischenspeichern
- Scanprogramm beenden. Die Variable "Namen" wird weiterhin benötigt
- Excel öffnen, "Namen" suchen, Namen der zuständigen Sachbearbeiterin suchen und zwischenspeichern
- Google Mail: Übersendung des gespeicherten Bescheides an name.sachbearbeiterin@behinderteneinrichtung.de
- Abfragefenster "Grundsicherung bewilligt bis", Datum$
- Google Kalender öffnen, am (Datum$ minus 14 Tage) folgenden Eintrag speichern: Name+Weiterbewilligung Grundsicherung beantragen.
- alle Programme beenden

Geht das?

Viele Grüße

Andreas

[__deets__]

Jein. Die ganzen Teile mit scannen von Dokumenten kannst du dir abschminken. Theoretisch geht das. Faktisch übersteigt das die Möglichkeiten der meisten Entwickler und hat eine Komplexität, die zb bei Rechnungen von Banken an wenige Zentrale Dienstleister vergeben wird.


Excel öffnen… ja. Geht. Aber nicht als Programm. Das ist unnötig kompliziert. Eine Excel Tabelle oder besser Datenbank abfragen ist aber einfach.

Kalender laut https://developers.google.com/calendar/ ... thon?hl=de ja, gleiches scheint laut https://developers.google.com/gmail/api ... art/python auch für Mail zu klappen.

Alles in allem ist da eine Verbesserung denkbar, aber die konkreten Abläufe exakt zu automatisieren eher nicht zielführend. Und ohne Programmierkenntnisse wird’s eng.

[noisefloor]

Hallo,

wenn der besagte Bescheid wirklich immer gleich aussieht kannst du theoretisch eine Bilderkennungssoftware trainieren, die gewünschte Sektion zu extrahieren. Dazu brauchst du halt viele Trainingsdaten, die nach Möglichkeit alle vorkommenden Fälle abdeckt - also kurze Namen, sehr lange Namen, Doppelnamen, drei Vornamen usw. Und wenn der Bescheid mal geändert wird fängst du von neuem an. Das ganze sollte ja auch eine Zuverlässigkeit von > 99% oder 99,9% haben, weil vom korrekten Namen der Folgeprozess abhängt.

Excel ist für Menschen praktisch, aber als Format für Maschinen nicht so richtig gemacht. Ja, geht, aber geht auch einfacher.

Ich sehe das auch wie __deets__, dass das für ein Hobbyprojekt eines Hobbyprogrammierers zu komplex ist.

Gruß, noisefloor

[Manul]

Ich habe den OP so verstanden, dass der Name nicht automatisch aus dem Scan extrahiert, sondern per Hand eingegeben werden soll. Dann halte ich das für absolut machbar.

[nezzcarth]

wenn der besagte Bescheid wirklich immer gleich aussieht kannst du theoretisch eine Bilderkennungssoftware trainieren, die gewünschte Sektion zu extrahieren. Dazu brauchst du halt viele Trainingsdaten, die nach

Ich hatte die Frageestellung nicht so verstanden, dass da irgendeine Bilderkennung oder Nachverarbeitung des Scans laufen soll, sondern dass es darum geht, dass die Scan-Software, die man sonst manuell bedienen muss, automatisiert(/"geskriptet") werden soll (starten, Scan-Button drücken, speichern). @AndreasHL ggf. bitte noch mal präzisieren.

EDIT: Manul war schneller.

[__deets__]

Ok, kann natuerlich sein, dass die Namenseingabe explizit erfolgen soll, und nicht per OCR. Wobei auch die Automatisierung dieses externen Tools eine Huerde darstellt. Da kommt sowas wie AutoIt in Frage (was ja auch mit Python ansprechbar ist).

[pixewakb]

Ich bringe mal in die Diskussion pyautogui ein, damit kann man Programme steuern, allerdings ist das fehleranfällig und nach meiner aktuellen Erfahrung muss man teils Workarounds bauen. Das könnte für einzelne Fälle nützlich sein.

Ein Bekannter (und ich teils auch) hat sich ein GUI geschrieben, wo er Daten in ein Formular eingibt und daraufhin wirft die Software (bei ihm) Etikettenaufkleber als PDF für den Drucker oder bei mir ics-Dateien für den Kalender-Import aus. Also eine Teilautomatisierung geht. OCR- und Erfassung von Daten aus Briefen oder E-Mails ist bei größeren Konzernen eine Machine Learning-Aufgabe, das machen hochprofessionelle Teams - ich schließe mich meinen Vorrednern an.

Ich bringe ungern einen weiteren Punkt in die Diskussion ein: Datenschutz, ich hoffe, dass die Domain zur E-Mail-Adresse nur als Platzhalter verwendet wurde. Alle Software dürfte man m. E. nicht in einem datenschutz-sensiblen Bereich einsetzen und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung dürfte dort kaum machbar sein. Was ich sagen möchte: Rechtlich wahrscheinlich gar nicht zulässig, das müsste man ggf. mit dem Datenschutzbeauftragten abstimmen, wenn es den gibt.

[AndreasHL]

Hallo,

das eingescannte Dokument speichere ich als PDF-Datei. OCR ist nicht notwendig. Viele Ämter bzw. Institutionen weisen inzwischen Mails mit Anhängen, die nicht die nicht im PDF-Format sind, aus Gründen der Datensicherheit zurück.

Vielleicht kann man das Ganze ja anders anfangen:

1) Scannen eines Bescheides und speichern.

2) Erst danach Start des neuen Programmes. Das ist dann zwar ein Arbeitsschritt mehr, aber immer noch komfortabel. Das Programm versendet dann die Mail mit Anhang und speichert die Frist.

Es finden halt immer die gleichen Arbeitsschritte statt. Bisher wird alles per Hand gemacht. Bescheid scannen, speichern, Nachsehen wer in einer Behinderteneinrichtung zuständig ist, Bescheid übersenden, Frist setzen, wann ein neuer Antrag gestellt werden soll.

Meine Frau und ich machen das ehrenamtlich für behinderte Menschen. Bis zu 34 Mal pro Jahr, was vielleicht nicht viel ist. Aber es gibt viele ehrenamtliche Betreuer in Deutschland, da wäre es bestimmt für etliche Betreuer/innen toll, wenn es so ein Programm "aus einem Guss" geben würde, es wäre eine -wenn auch kleine- Hilfe.

Viele Grüße

Andreas

[AndreasHL]

Hallo,

zur Frage des Datenschutzes "Ich bringe ungern einen weiteren Punkt in die Diskussion ein: Datenschutz, ich hoffe, dass die Domain zur E-Mail-Adresse nur als Platzhalter verwendet wurde."

Das ist richtig, die reale Mailadresse lautet völlig anders.

Viele Grüße

Andreas

[pixewakb]

*wink* Ich hoffe, das gilt auch für die anderen Daten (Vorname, die Buchstaben im Nickname usw.).

Google Mail, Grundsicherung, Google Kalender, Weiterbewilligung klingt für mich im Kontext von Programmierung alles nicht gut... Das solltest du datenschutzrechtlich abklären lassen, falls ihr entsprechend einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten habt.

[snafu]

*wink* Ich hoffe, das gilt auch für die anderen Daten (Vorname, die Buchstaben im Nickname usw.).

Ich würde sagen, das sollte jeder selbst entscheiden, wieviel an persönlichen Daten man in den Nickname packt.

Google Mail, Grundsicherung, Google Kalender, Weiterbewilligung klingt für mich im Kontext von Programmierung alles nicht gut... Das solltest du datenschutzrechtlich abklären lassen, falls ihr entsprechend einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten habt.

Da stimme ich zu. Wahrscheinlich ist es sinnvoller, die Daten anonymisiert in den Google Kalender einzutragen. Die Umwandlung der Pseudonyme in den realen Namen würde dann lokal auf dem jeweiligen Rechner bzw. Gerät erfolgen. Eine Abklärung mit der zuständigen Institution kann ebenfalls nicht schaden, um späteren unerwarteten Stress zu vermeiden.

Andererseits: In unserem Betrieb (eine bundesweit tätige Einzelhandelskette) wird auch alles über Teams und Outlook gemacht. Ist dann zwar Microsoft statt Google, aber prinzipiell die selbe Thematik. Da scheint es aus der Sicht des Datenschutzes wohl okay zu sein. Wobei ich MS in der Hinsicht nicht besser als Google einschätze. Kann aber natürlich sein, dass im Zusammenhang mit öffentlichen Institutionen andere Regeln gelten.

[__deets__]

Die Datenschutzbedenken in allen Ehren, aber die Tools sind ja augenscheinlich schon im Einsatz. Mit Programmierung oder nicht hat das also erstmal nichts zu tun, wie genau die Daten darin landen. Das es da einen Unterschied machen soll, dass der Computer (der eh das meiste der Arbeit jetzt schon macht) da wegen marginaler Unterstützung ein Problem darstellt, ist mir nicht einsichtig. https://www.haufe.de/compliance/recht-p ... 17854.html in Punkt gibt mir da denke ich recht - die Vorgänge sind schon jetzt kritisch (oder auch nicht).

Das Programm ist ohne die automatische Namensextraktion sicher machbar. Um es aber nicht technisch affinen Menschen zugänglich zu machen, wird es schon einiges an Aufwand bedeuten. Installer bauen, Anleitungen zur Anbindung der Mail- und Kalender erstellen, weil die auf bestimmten Zugangsverfahren basieren, die ggf Laien vor Hürden stellen. Und unabhängig davon ob das alles rechtens ist: andere Leute benutzen ggf. andere Provider & Tools, da wird es dann schnell kompliziert.

Aber wenn du selbst Hand anlegen willst, und erstmal für dich etwas Erleichterung erschaffen, ist das sicher ein interessantes Projekt.

[nezzcarth]

Ist dann zwar Microsoft statt Google, aber prinzipiell die selbe Thematik. Da scheint es aus der Sicht des Datenschutzes wohl okay zu sein.

Ob man ein reguläres Windows mit lokalem MS Office mit vertretbarem Aufwand überhaupt DSGVO-konform betreiben kann, ist nach meinem Kenntnisstand mindestens uneindeutig. Und spätestens beim Einsatz von Office 365 sollte eigentlich klar sein, wie die Sachlage ist. Dennoch hält das im Wesentlichen "keinen" davon ab, das weiter zu verwenden, weder private Firmen noch öffentliche Einrichtungen. Schön ist das alles nicht, aber ich glaube, man kann an eine ehrenamtliche Tätigkeit – womöglich noch in einem kleinen gemeinnützigen Verein, ohne größere IT-Infrastruktur – halt auch keine höheren Maßstäbe anlegen als an große Firmen und Behörden.