Automatisierung von Terminfindungen
Verfasst: Sonntag 9. Mai 2021, 21:36
Hallo zusammen,
ich bin ein absoluter Beginner im Programmieren. Ich setze mich aus Neugier und Hobby damit auseinander und hatte die Hoffnung, dass ich ein sinnvolles Programm schreiben könnte.
Da ich den Aufwand nicht einschätzen kann und mir unsicher bin, wie und ob das möglich ist, wollte ich meine Idee hier einmal erläutern, in der Hoffnung, das mir Jemand etwas Feedback zur Umsetzbarkeit geben könnte.
Hintergrund: Ich bin für das "Betriebliche Eingliederungsmanagement" (BEM) bei uns im Unternehmen zuständig. (5000+ Mitarbeiter (MA) ).
Wenn ein Mitarbeiter 30 Tage aufgrund derselben Krankheit oder 42 Tage aufgrund unterschiedlicher Krankheiten arbeitsunfähig geschrieben wurde, wird er von mir per Post angeschrieben, ob er Interesse an einem BEM-Gespräch hat. Hier wird gefragt, ob die Gründe seiner Abwesenheit mit der Arbeit zu tun haben oder der MA Unterstützung vom Arbeitgeber benötigt (Umgestaltung des Arbeitsplatzes, etc.).
Wenn der MA ein Interesse am BEM Gespräch hat, muss ich nach einem Datum suchen, wo der MA sowie alle relevanten Beteiligten teilnehmen können (Betriebsrat, Betriebsarzt, Vertrauensperson, Sucht-/Sozialberater, Vorgesetzter, BEM-Beauftragter, ggf. weitere). Sobald der Termin vereinbart wurde, muss ich den MA informieren (leider haben die meisten MA keine eMail-Adressen und müssen dann entweder via Post oder Telefon informiert werden, alternativ wäre eine Info über den Vorgesetzten über Mail möglich). Aktuell nutzen wir in Outlook Teams-Einladungen, ansonsten war es üblich, dass zudem ein Raum als Ressource für den Termin gebucht wurde.
Für den Termin ist es zudem wichtig, dass nicht nur die Teilnehmer eingeladen werden, sondern diese auch Zeit haben (Urlaub, Fortbildungen, Terminkonflikte). Die MA arbeiten zudem in einem 3-Schicht-System. Da es sich allerdings um angeschlagene Kollegen handelt, sind diese häufig eingeschränkt eingesetzt (bspw. ohne Nachtschicht, nur in der Spätschicht oder mit unregelmäßigem Rhythmus, viele Individualregelungen). Die Einsätze in den Schichten entnehme ich einem unternehmensintern entwickelten Programm, was ich mir manuell ausgeben lassen muss. Es ist aus dem 80ern und sehr frickelig im Umgang. (Dem Programm legt eine programmierte Regel pro MA zu Grunde, wonach der Rhythmus der Schichten bestimmt wird).
Sobald ein Termin durchgeführt wurde, wird von mir eine Empfehlung an die Abteilung ausgesprochen, wie der MA in Zukunft eingesetzt werden sollte (in der Regel zeitlich begrenzt). Zudem wird ein Folgetermin vereinbart (meist nur auf den Monat oder das Quartal).
Ich habe über 100 MA, die Bedarf an einem BEM-Gespräch haben. Teilweise warten diese auf ihre "Fortsetzungsgespräche".
Der oben beschriebene Prozess ist enorm zeitaufwändig und die Organisation stiehlt mir extrem viel Zeit. Derzeit halte ich es für unrealistisch, jeden MA 1x im Jahr zu sehen (und das wäre bereits zu wenig).
Der gesamte Zeitaufwand wird nicht in meinen Aufgaben berücksichtigt.
Daher hatte ich die Hoffnung, dass ich den oben beschriebenen Prozess durch ein Programm automatisieren könnte.
- Die Auswertung der Krankheitstage erfolgt über einen Report in SAP. Das Export-Format ist Excel und kann sehr leicht automatisiert werden.
- Bei der atuomatischen Terminfindung bin ich am unsichersten: Ist es ein großer Aufwand, auf Outlook-Daten für eine Terminfindung zuzugreifen (geht das überhaupt)? Die Regeln der Schichtrhythmen können notfalls erfasst werden, aber für die variierenden Teilnehmer (von BEM zu BEM unterschiedlich) brauche ich vermutlich eine Abfrage via Outlook.
- Wie schwierig / aufwändig wäre unter dieser Prämisse das Erstellen eines automatischen Vorschlags, sodass idealerweise jeder Mitarbeiter einen Termin angeboten bekommt und ich nur auf einen Knopf drücke und die nächsten 2 Monate schon vorausgeplant habe?
Ist es realistisch, dass ich ohne Programmiererfahrung bis zum Jahresende etwas derartiges programmiert bekomme?
Besten Gruß und vielen Dank fürs Lesen
weinard
ich bin ein absoluter Beginner im Programmieren. Ich setze mich aus Neugier und Hobby damit auseinander und hatte die Hoffnung, dass ich ein sinnvolles Programm schreiben könnte.
Da ich den Aufwand nicht einschätzen kann und mir unsicher bin, wie und ob das möglich ist, wollte ich meine Idee hier einmal erläutern, in der Hoffnung, das mir Jemand etwas Feedback zur Umsetzbarkeit geben könnte.
Hintergrund: Ich bin für das "Betriebliche Eingliederungsmanagement" (BEM) bei uns im Unternehmen zuständig. (5000+ Mitarbeiter (MA) ).
Wenn ein Mitarbeiter 30 Tage aufgrund derselben Krankheit oder 42 Tage aufgrund unterschiedlicher Krankheiten arbeitsunfähig geschrieben wurde, wird er von mir per Post angeschrieben, ob er Interesse an einem BEM-Gespräch hat. Hier wird gefragt, ob die Gründe seiner Abwesenheit mit der Arbeit zu tun haben oder der MA Unterstützung vom Arbeitgeber benötigt (Umgestaltung des Arbeitsplatzes, etc.).
Wenn der MA ein Interesse am BEM Gespräch hat, muss ich nach einem Datum suchen, wo der MA sowie alle relevanten Beteiligten teilnehmen können (Betriebsrat, Betriebsarzt, Vertrauensperson, Sucht-/Sozialberater, Vorgesetzter, BEM-Beauftragter, ggf. weitere). Sobald der Termin vereinbart wurde, muss ich den MA informieren (leider haben die meisten MA keine eMail-Adressen und müssen dann entweder via Post oder Telefon informiert werden, alternativ wäre eine Info über den Vorgesetzten über Mail möglich). Aktuell nutzen wir in Outlook Teams-Einladungen, ansonsten war es üblich, dass zudem ein Raum als Ressource für den Termin gebucht wurde.
Für den Termin ist es zudem wichtig, dass nicht nur die Teilnehmer eingeladen werden, sondern diese auch Zeit haben (Urlaub, Fortbildungen, Terminkonflikte). Die MA arbeiten zudem in einem 3-Schicht-System. Da es sich allerdings um angeschlagene Kollegen handelt, sind diese häufig eingeschränkt eingesetzt (bspw. ohne Nachtschicht, nur in der Spätschicht oder mit unregelmäßigem Rhythmus, viele Individualregelungen). Die Einsätze in den Schichten entnehme ich einem unternehmensintern entwickelten Programm, was ich mir manuell ausgeben lassen muss. Es ist aus dem 80ern und sehr frickelig im Umgang. (Dem Programm legt eine programmierte Regel pro MA zu Grunde, wonach der Rhythmus der Schichten bestimmt wird).
Sobald ein Termin durchgeführt wurde, wird von mir eine Empfehlung an die Abteilung ausgesprochen, wie der MA in Zukunft eingesetzt werden sollte (in der Regel zeitlich begrenzt). Zudem wird ein Folgetermin vereinbart (meist nur auf den Monat oder das Quartal).
Ich habe über 100 MA, die Bedarf an einem BEM-Gespräch haben. Teilweise warten diese auf ihre "Fortsetzungsgespräche".
Der oben beschriebene Prozess ist enorm zeitaufwändig und die Organisation stiehlt mir extrem viel Zeit. Derzeit halte ich es für unrealistisch, jeden MA 1x im Jahr zu sehen (und das wäre bereits zu wenig).
Der gesamte Zeitaufwand wird nicht in meinen Aufgaben berücksichtigt.
Daher hatte ich die Hoffnung, dass ich den oben beschriebenen Prozess durch ein Programm automatisieren könnte.
- Die Auswertung der Krankheitstage erfolgt über einen Report in SAP. Das Export-Format ist Excel und kann sehr leicht automatisiert werden.
- Bei der atuomatischen Terminfindung bin ich am unsichersten: Ist es ein großer Aufwand, auf Outlook-Daten für eine Terminfindung zuzugreifen (geht das überhaupt)? Die Regeln der Schichtrhythmen können notfalls erfasst werden, aber für die variierenden Teilnehmer (von BEM zu BEM unterschiedlich) brauche ich vermutlich eine Abfrage via Outlook.
- Wie schwierig / aufwändig wäre unter dieser Prämisse das Erstellen eines automatischen Vorschlags, sodass idealerweise jeder Mitarbeiter einen Termin angeboten bekommt und ich nur auf einen Knopf drücke und die nächsten 2 Monate schon vorausgeplant habe?
Ist es realistisch, dass ich ohne Programmiererfahrung bis zum Jahresende etwas derartiges programmiert bekomme?
Besten Gruß und vielen Dank fürs Lesen
weinard